Učinkovit program usklađenosti ključan je za sprječavanje pravnih i etičkih rizika u poslovanju.

Smjernice za određivanje kazni u SAD-u (U.S. Sentencing Guidelines – USSG) uvedene 1991. godine od strane Komisije za određivanje kazni Sjedinjenih Američkih Država (United States Sentencing Commission – USSC) osim strukturiranog okvira za određivanje kazni organizacijama osuđenim za kaznena djela poput prijevare, podmićivanja i drugih oblika nezakonitog poslovanja, definirale su i sedam osnovnih elemenata učinkovitog programa usklađenosti i etike.

Kako bi program usklađenosti i etike bio učinkovit, organizacija mora provoditi due diligence u sprječavanju i otkrivanju nezakonitog ponašanja te promicati organizacijsku kulturu koja potiče etičko djelovanje i usklađenost sa zakonima. Program usklađenosti i etike treba biti razumno osmišljen, implementiran i proveden tako da bude učinkovit u sprječavanju i otkrivanju nezakonitih radnji. Neuspjeh u sprječavanju ili otkrivanju pojedinog prekršaja ne znači nužno da program nije učinkovit. – U.S. Sentencing Guidelines

Tijekom godina, smjernice su se razvijale:

• 2004. godine naglasak je stavljen ne samo na poštivanje zakona, već i na izgradnju snažne etičke kulture unutar organizacija.
• 2010. godine dodatno su ojačane odgovornosti višeg menadžmenta u održavanju i promoviranju kulture usklađenosti.

Zašto su Smjernice nastale?
Cilj ovih smjernica bio je da potaknu organizacije da spriječe, otkriju i odgovore na neetično i nezakonito ponašanje, te da smanje potencijalne kazne i sankcije za organizacije koje su implementirale učinkovit program usklađenosti.

Ove smjernice definirale su sedam ključnih elemenata koje organizacije trebaju implementirati kako bi njihov program usklađenosti bio vjerodostojan i učinkovit.

7 osnovnih elemenata učinkovitog programa usklađenosti:

1. Standardi, politike i procedure

Svaka organizacija koja želi osigurati usklađenost mora uspostaviti jasno definirane standarde, politike i procedure koje će zaposlenicima pružiti smjernice o pravilnom postupanju u različitim situacijama. Ove politike trebaju biti formalno zapisane i redovito ažurirane kako bi se prilagodile promjenama u zakonodavstvu i poslovnom okruženju. Ključno je da svi zaposlenici budu upoznati s njima te da im budu lako dostupne u svakodnevnom radu. Kada su standardi jasno postavljeni, zaposlenici imaju precizne upute kako se ponašati u skladu s pravilima organizacije, što smanjuje rizik od nepravilnosti i neetičnih postupaka.

2. Nadzor i odgovornost rukovodstva

Za uspješnu provedbu programa usklađenosti, nužno je da rukovodstvo preuzme aktivnu ulogu i jasno pokaže da je usklađenost prioritet organizacije. To podrazumijeva postavljanje menadžera za usklađenost ili funkcije praćenja usklađenosti unutar organizacije, s dovoljnom autonomijom i resursima za provedbu programa. Uloga rukovodstva nije samo formalna – ono mora svojim primjerom pokazati predanost etičkom poslovanju i usklađenosti s pravilima. Kada vodstvo organizacije aktivno podupire usklađenost, zaposlenici to prepoznaju i lakše prihvaćaju etičke norme kao sastavni dio poslovne kulture.

3. Provjera i integritet kod delegiranja ovlasti

Učinkovit sustav usklađenosti podrazumijeva da osobe na ključnim pozicijama budu odgovorne i integritetne. Prilikom dodjele ovlasti i odgovornosti, organizacije trebaju provoditi provjere kako bi se osiguralo da zaposlenici i rukovoditelji koji imaju diskrecijske ovlasti nemaju povijest sudjelovanja u neetičkim ili nezakonitim radnjama. Osim provjere prošlih aktivnosti, potrebno je osigurati i stalni nadzor nad osobama koje donose ključne odluke, kako bi se izbjegle potencijalne zlouporabe moći. Povjerenje u rukovodeće kadrove izgrađuje se kroz transparentne postupke imenovanja i praćenja njihovog rada.

4. Edukacija i komunikacija

Jedan od ključnih elemenata učinkovitog sustava usklađenosti je kontinuirana edukacija zaposlenika o pravilima i politikama organizacije. Edukacije trebaju biti redovite i prilagođene različitim razinama odgovornosti, od izvršnog menadžmenta do operativnih zaposlenika. Osim formalnih treninga, važno je uspostaviti i jasne kanale komunikacije kako bi zaposlenici u svakom trenutku mogli dobiti odgovore na pitanja vezana uz usklađenost. Kroz interaktivne radionice, online tečajeve ili simulacije, zaposlenici mogu bolje razumjeti kako primijeniti pravila u praksi i izbjeći potencijalne rizike za organizaciju.

5. Praćenje, nadzor i sustavi prijavljivanja nepravilnosti

Organizacije koje ozbiljno shvaćaju usklađenost uspostavljaju mehanizme nadzora koji omogućuju praćenje pridržavanja pravila i ranu detekciju potencijalnih nepravilnosti. Interni auditi i redoviti pregledi učinkovitosti programa pomažu u prepoznavanju slabosti i omogućuju pravovremene korektivne mjere. Ključno je da zaposlenici imaju siguran kanal za prijavu nepravilnosti, bilo kroz anonimne prijave ili direktan kontakt unutar organizacije. Ako zaposlenici vjeruju da mogu prijaviti nepravilnosti bez straha od odmazde, organizacija može na vrijeme intervenirati i spriječiti ozbiljnije posljedice.

6. Provođenje pravila i disciplinske mjere

Učinkovit sustav usklađenosti nije samo skup pravila na papiru – on mora biti aktivno provođen i jednako primjenjivan na sve zaposlenike, bez obzira na njihovu hijerarhijsku poziciju. To znači da se prekršaji protiv pravila organizacije moraju dosljedno sankcionirati, dok se dobri primjeri moraju nagraditi. Disciplinske mjere moraju biti transparentne i proporcionalne težini prekršaja, kako bi se stvorila svijest o odgovornosti i dosljednosti u primjeni pravila. Kada organizacija jasno pokazuje da pravila vrijede za sve, zaposlenici ih shvaćaju ozbiljno i lakše ih prihvaćaju.

7. Reakcija na incidente i kontinuirano poboljšanje

U situacijama kada dođe do nepravilnosti, organizacije moraju brzo reagirati, istražiti uzroke i poduzeti mjere kako bi spriječile ponavljanje sličnih situacija. To uključuje analizu slabosti u sustavu usklađenosti, ažuriranje postojećih pravila i edukaciju zaposlenika kako bi se povećala svijest o rizicima. Organizacije koje redovito provode procjene učinkovitosti svojih programa usklađenosti mogu se pravovremeno prilagoditi novim regulatornim zahtjevima i poslovnim izazovima. Usklađenost nije statičan proces, već dinamičan sustav koji se kontinuirano razvija u skladu s promjenama u poslovnom okruženju i zakonodavstvu.

Učinkovit program usklađenosti nije samo pravna obveza, već strateški alat koji pomaže organizacijama u izgradnji povjerenja, zaštiti reputacije i smanjenju pravnih rizika. Implementacijom ovih sedam elemenata, organizacije stvaraju kulturu integriteta, u kojoj su svi zaposlenici svjesni svoje uloge u održavanju visokih etičkih standarda.

Globalni standard ISO 37301 Sustav upravljanja usklađenošću (Compliance Management Systems) oblikovan je ovim principima, a tvrtke koje ga implementiraju u potpunosti ispunjavaju svih ovih sedam navedenih elemenata, koje su postale standard učinkovitog programa usklađenosti i etike u svijetu. Organizacije koje ga primjenjuju ne samo da smanjuju pravne rizike, već i poboljšavaju svoju tržišnu konkurentnost. U konačnici, organizacije koje ozbiljno shvaćaju usklađenost ne gledaju na nju kao na administrativni teret, već kao na temelj dugoročnog i održivog poslovanja.

---

CODUPO Compliance – Vaš pouzdani partner u implementaciji ISO normi i praćenju usklađenosti.

Za dodatne informacije i zakazivanje konzultacija, slobodno nas kontaktirajte putem kontakt forme ili na telefon +385 1 3862 961.

FacebookTwitterLinkedInEmail