Kraj godine uvijek donosi dobre namjere, čestitke i znakove pažnje. U nekim kulturama, uključujući i ovu regiju, to je ponekad i najljepši period godine zbog darivanja i korporativnih party-a. Ali iz pozicije Compliance-a i period povećanog rizika. Upravo je blagdanska sezona najosjetljiviji test etičke zrelosti organizacije. Nije dovoljno imati Politiku darova i gostoprimstva, važno je da ona stvarno živi u praksi, da je jasna, predvidiva i da jednako vrijedi za sve, od Uprave, preko srednjeg menadžmenta, zaposlenika i do trećih strana.

Tri pravila koja bi trebali provjeriti uoči blagdanske sezone:

Prvo pravilo je jednostavno, provjeriti dogovorene limite iznosa dara. U Hrvatskoj je to najčešće 66 Eura. Taj iznos proizlazi iz nekadašnjih 500,00 Kuna, a u nekim kompanijama iznosi i do 100 Eura (ponekad i više). Ono što je važno istaknuti da taj dogovoreni limit mora vrijediti u oba smjera. On ne definira samo što ne smijemo primiti, nego i što ne smijemo pokloniti. U praksi to znači da menadžeri ne planiraju „raskošne“ košare i darivanje koje bi prešlo spomenuti limit te da ne traže od kolega da „ovog puta“ zaobiđu pravilo (jedino ukoliko nije drugačije propisano internim pravilima). Isto vrijedi i obrnuto: ako netko nama pošalje dar koji je iznad limita, postupak mora biti jasan  – dar se ne otvara, evidentira se u Registru darova, obavještava se Compliance i postupa prema uputi (povrat uz zahvalno pismo, primjerena donacija, interna upotreba/ podijeliti s kolegama ako se radi o hrani, ili neko drugo rješenje u skladu s politikom). Posebno budimo oprezni s blagdanskim košarama: skupocjena vina, alkohol i delikatese vrlo lako prelaze limit i najčešće zahtijevaju prijavu u Registar darova, tj. Compliance officer-u. Alkohol se, u pravilu, ne „raspoređuje/popije“ interno među zaposlenicima (posebno ako imate propisanu nultu stopu na alkohol i droge u Etičkom kodeksu*), a novac i poklon-bonovi su najčešće zabranjeni.

Drugo pravilo, blagdanska komunikacija treba biti pravodobna i tonom primjerena kulturi koju želimo promovirati. Možda je uprava sada dobar trenutak, ako već to niste učinili kroz druge oblike edukacija i micro-learninga, da podsjetite zaposlenike o Politici darova i gostoprimstva, pa evo nekoliko prijedloga kratkih podsjetnika koje možete poslati uoči blagdanskog darivanja (polovicom listopada ili najkasnije početkom studenog):

1. Podsjetnik Marketingu/ Korporativnim komunikacijama/ Nabavi (onima koji naručuju darove za kompaniju)

Pozdrav,

Uoči blagdanske sezone podsjećamo da je naš limit za darove 66 €, što znači da darove iznad tog iznosa ne smijemo poklanjati niti primati bez prethodnog odobrenja Compliance-a. Molimo da sve planirane narudžbe darova/košara/protokolarnih poklona prođu prethodno odobrenje prije naručivanja.
Napomena: novac i poklon-bonovi su zabranjeni, izbjegavamo „skupocjene” košare (ako prelaze limit). Za dvojbe ili iznimke, javite nam se prije kupnje. Hvala što štitite integritet i reputaciju kompanije. Compliance team

2. Podsjetnik Upravi i menadžmentu

Poštovane kolegice i kolege,
Uoči blagdana podsjećamo Vas na politiku darova: ne primamo darove / primamo darove do 66 € po osobi i prigodi. Zabranjeni su novac i poklon-bonovi. Ova pravila vrijede kako za primanje darova tako i za poklanjanje istih od naše strane. Molimo da ovu poruku prenesete svojim timovima i primijenite ask-before-accept pravilo za dvojbene situacije. Hvala što gradite kulturu integriteta. S poštovanjem, Compliance team

3. Podsjetnik zaposlenicima

Zaposlenicima je dovoljno kratko i praktično pojašnjenje: što limit znači, kako pristojno odbiti (zahvaliti i pozvati se na pravila), gdje i kako prijaviti zaprimljeni dar te koga pitati kada smo u nedoumici. Može biti i objava na Intranetu.

Podsjetnik na Politiku darova: ne primamo / limit 66 €. Ako dar nije moguće pristojno odbiti, predajte ga u zajednički fond i prijavite Compliance team-u: link obrazac. Ako imate dvojbu? Pišite na kontakt mail. Hvala! Compliance team

4. Podsjetnik trećim stranama

Poštovani, Zahvaljujemo na suradnji. U skladu s našom politikom, za blagdansko razdoblje ne primamo darove/ darovi, ako se šalju, trebaju biti ispod 66 €, bez gotovine/poklon-bonova i izvan pregovora/postupaka tenedera. Umjesto darova, rado podržavamo donacije u korist udruge (ime). Hvala na razumijevanju.

5. Opcijalno

U praksi postoje primjeri gdje se Compliance proaktivno javi kolegama iz Compliance funkcije na strani ključnih klijenata i dobavljača. Kratak, kolegijalan „heads-up“ o našim pravilima i/ili njihovim preferencijama, često spriječi kasnije vraćanje poklona i neugodnosti. Posebno korisna praksa ako postoji striktna „nulta stopa tolerancije na korupciju“.

Valja poštovati i strože režime, kao što je spomenuta nulta stopa na darove i ostale pogodnosti, koju pojedine kompanije uvode iz svojih načelnih razloga, regulatornih očekivanja ili kao lekciju nakon većih skandala ili drugih reputacijskih događaja ili kriza. „Nulta stopa tolerancije na korupciju“ znači upravo to: bez darova, bez iznimki (osim striktno protokolarnih), jer je percepcija neovisnosti važnija od svake „gesta dobre volje“.

Treće pravilo, organizacija mora osigurati da je provedba laka, a evidencija uredna. Registar darova i gostoprimstva ne bi smio biti s previše informacija, već jednostavan obrazac s ključnim podacima: tko, što, od koga, procijenjena vrijednost, svrha i ishod (primljeno, vraćeno, podijeljeno, donirano).

U jednakoj mjeri važno je podsjetiti da se pravila darova odnose i na gostoprimstvo – večere, događaje i pozivnice, gdje vrijede ista načela: umjerenost, poslovna svrha, transparentnost i, gdje je propisano, prethodno odobrenje.

Ako je prošlo duže od godinu dana od zadnjeg podsjećanja na Politiku darova i gostoprimstva, iskoristite ovo razdoblje za kratki „health-check“. Provjerite jesu li limiti i primjeri u Politici darova ažurirani, je li Registar funkcionalan i razumljiv te treba li osvježiti predloške pismene komunikacije. I zatim s mirnom savješću uđite u sezonu darivanja jer najvrjedniji poklon koji možemo dati svojim partnerima i zajednici jest dosljedna, pouzdana i transparentna kultura.

*Uvažavajući kulturološke razlike i običaje, ako organizacija primjenjuje politiku odgovorne konzumacije alkohola, tijekom radnog vremena, kao i u svim okolnostima koje mogu utjecati na radnu učinkovitost ili sigurnost, konzumacija alkohola nije dopuštena. U posebnim, unaprijed odobrenim društvenim događanjima (npr. božićni party, obilježavanje uspjeha), može se dopustiti ograničena i odgovorna konzumacija alkohola ali to mora biti navedeno u Etičkom kodeksu ili nekoj drugoj internoj politici.

U slučaju da nemate propisanu Politiku darova i gostoprimstva, uspostavljene procedure prijave darova ili Etički kodeks, javite nam se s povjerenjem.

---

CODUPO Compliance – Vaš pouzdani partner u praćenju usklađenosti.

Za dodatne informacije i zakazivanje konzultacija, slobodno nas kontaktirajte putem kontakt forme ili na telefon +385 1 3862 961