Prijedlog Pravilnika funkcije praćenja usklađenosti – Članak 12., točka 10. – Postaje li preklapanja u funkcijama?

U novom Prijedlogu Pravilnika o funkciji praćenja usklađenosti Ministarstva financija nalazi se odredba koja je kod pojedinih službenika za usklađenost izazvala nedoumicu. U članku 12., točka 10. propisano je da funkcija praćenja usklađenosti sudjeluje u izradi i ažuriranju politika i procedura koje pokrivaju ključne aspekte usklađenosti, uključujući zaštitu osobnih podataka i privatnosti, sigurnost i zaštitu informacija, ESG rizike, financijsko izvještavanje, sprječavanje pranja novca i druga područja od regulatornog značaja.

Na prvu, ovakva formulacija može djelovati kao da se funkcija praćenja usklađenosti proteže na različita specijalizirana područja i da preuzima dio odgovornosti stručnih nositelja, poput DPO-a, CISO-a, ESG stručnjaka ili AML specijalista. Međutim, upravo je suprotno, Prijedlog Pravilnika time ne proširuje ulogu funkcije praćenja usklađenosti na stručna područja, nego potvrđuje njezinu sustavnu ulogu.

Drugim riječima, funkcija praćenja usklađenosti ne preuzima sadržaj, nego nadzire okvir u kojem se sadržaj pravilno primjenjuje.

U međunarodnoj praksi jasno se razlikuje stručna i sustavna razina usklađenosti. Stručnu razinu čine funkcije poput zaštite osobnih podataka, informacijske sigurnosti, sprječavanja pranja novca, financijskog izvještavanja, ESG-a ili upravljanja sukobima interesa. One definiraju što je regulatorno ispravno, koje aktivnosti treba poduzeti i kako se specifični propisi tumače i implementiraju. One su nositelji sadržaja.

S druge strane, funkcija praćenja usklađenosti djeluje na sustavnoj razini. Ona osigurava da sve te stručne politike i procedure budu formalno uspostavljene, dokumentirane, integrirane u poslovne procese, pravilno komunicirane zaposlenicima i praćene kroz kontrole. Compliance je odgovoran za arhitekturu usklađenosti, a ne za njezin tehnički dizajn.

Dok funkcija praćenja usklađenosti osigurava horizontalni pregled nad time radi li se prema pravilima, postoje li kontrole i provode li se, ostale spomenute funkcije iako neovisne, predstavljaju vertikalne stručne nositelje.

Ovakav odnos nije slučajan. Međunarodni standardi, poput ISO 37301 Compliance Management Systems definira Compliance kao drugu liniju (obrane), odgovornu za okvir, ne za stručnu interpretaciju pojedinih propisa, a ISO 27701 Information security, cybersecurity and privacy protection traži jasnu neovisnost između DPO-a i operativnih funkcija. ISO 27001 Information Security Management System naglašava da sigurnosne politike mora oblikovati stručna funkcija, a ne nadzorna. OECD Smjernice za državna poduzeća i europski nadzorni standardi inzistiraju na razdvajanju stručnih i nadzornih uloga radi izbjegavanja sukoba interesa i osiguranja transparentnosti.

Zbog toga je „sudjelovanje funkcije praćenja usklađenosti u izradi politika“, kako navodi Prijedlog Pravilnika, nužno razumjeti u širem smislu upravljanja. Sudjelovanje znači osiguravanje sustavne konzistentnosti, formalne uspostave, pravilnog evidentiranja, redovitog ažuriranja i učinkovite provedbe. Ne znači preuzimanje stručnog sadržaja ili tehničkih analiza.

U velikim i složenim organizacijama, a posebice u državnim poduzećima od posebnog interesa za Republiku Hrvatsku, ova razlika postaje presudna. Stručne funkcije, poput DPO-a, CISO-a, AML-a ili ESG-a imaju dubinske i specifične uloge koji zahtijevaju stručno znanje. Funkcija praćenja usklađenosti ima ulogu koja nadilazi pojedina područja i gradi horizontalni nadzorni okvir koji povezuje sve te funkcije.

U takvoj organizacijskoj strukturi sve funkcije zadržavaju svoju neovisnost, ali istovremeno djeluju kao dio jedinstvenog sustava upravljanja rizicima usklađenosti. Compliance brine da organizacija vidi cijelu sliku. Stručne funkcije brinu da njezini sastavni dijelovi rade kako treba.

Za kraj možemo dodati da prema normi ISO 37301 Compliance Management Systems, sve aktivnosti navedene u članku 12., točka 10., predstavljaju samo jednu od obveza usklađenosti koje organizacija mora identificirati, dokumentirati i upravljati njima. Te obveze trebaju biti evidentirane u registru obveza usklađenosti kojeg bi trebala nadzirati funkcija praćenja usklađenosti.

CODUPO Compliance – Vaš pouzdani partner u praćenju usklađenosti.

Vezano za Funkciju praćenja usklađenosti u ponudi imamo:

Usluge:

Implementacija i dizajn Compliance programa – programa usklađenosti

Provedba GAP analize i evaluacija Compliance programa

Eksternalizirana funkcija usklađenosti

Izrada etičkog kodeksa

Certifikaciju:

Certified ISO 37301 Compliance Management Systems – Lead Implementer

Edukacije:

Funkcija praćenja usklađenosti/ Compliance officer

Procjena i upravljanje rizicima usklađenosti