Prijedlog Pravilnika o funkciji praćenja usklađenosti: Mogućnost eksternalizacije funkcije praćenja usklađenosti

U novom Prijedlogu Pravilnika o funkciji praćenja usklađenosti Ministarstva financija nalazi se odredba (Članak 7.) koja bi mogla bitno utjecati na način na koji državna poduzeća i druge pravne osobe oblikuju svoje sustave usklađenosti. Riječ je o mogućnosti djelomičnog izdvajanja (eksternalizacije) pojedinih zadaća funkcije praćenja usklađenosti, uz obvezu da barem jedan zaposlenik ostane imenovan službenikom za usklađenost.

Naizgled, radi se tek o tehničkoj mogućnosti. Međutim, u stvarnosti je to mehanizam koji može podržati profesionalizaciju sustava, omogućiti pristup specijaliziranom znanju i osnažiti funkciju u organizacijama koje se suočavaju s povećanim regulatornim zahtjevima i pritiskom na kvalitetu upravljanja.

No, kao i kod svake fleksibilnosti unutar sustava kontrola, ključ je razumjeti što eksternalizacija jest, a što nije i kako izbjeći da delegiranje preraste u gubitak nadzora.

Eksternalizacija nije zamjena za funkciju nego njezin produžetak

Pravilnik jasno ističe da se eksternalizirati može samo dio zadaća, a ne i funkcija kao takva. To znači da organizacija ne može outsourcingom zamijeniti službenika za usklađenost. Mora postojati najmanje jedna osoba koja je formalno imenovana, odgovorna i smještena unutar same pravne osobe.

Ovaj pristup postoji i na međunarodnoj razini, od europskih nadzornih smjernica do standarda ISO 37301 Compliance Management Systems ili OECD-ovih zahtjeva, koji svi naglašavaju da je odgovornost za usklađenost neotuđiva. Prijenos tereta nije moguć, nego prenijeti se može isključivo provedba aktivnosti, ali ne i nadležnost.

Eksternalizacija može nadopuniti kapacitete, ubrzati implementaciju i omogućiti pristup ekspertizi, ali nikada ne smije zamijeniti unutarnju odgovornost i upravljačku kontrolu.

Što se zapravo može eksternalizirati?

Kada se pogleda sama narav posla funkcije praćenja usklađenosti, vrlo brzo postaje jasno da se određeni elementi logično mogu povjeriti vanjskom pružatelju usluga. Riječ je o zadacima koji zahtijevaju specijalističko znanje, metodološku sofisticiranost ili analitičku neovisnost.

Primjerice, regulatorno praćenje, izradu ili reviziju pravilnika, politika i kodeksa, metodološku i operativnu podršku kod procjena rizika, izradu matrica i registara, pružanje neovisne analize ili davanje „drugog mišljenja“ na postojeće procjene, kontrole, sukob interesa ili druga osjetljiva područja, razvoj edukacija ili neovisne provjere usklađenosti, predstavljaju dijelove funkcije koji se u mnogim organizacijama, osobito onima iz visoko reguliranih sektora već dugo realiziraju u suradnji s vanjskim ekspertima. Uloga eksternaliziranih partnera često uključuje i savjetodavnu podršku službeniku za usklađenost, primjerice, metodološku pomoć ili pripremu analitičkih priloga koji se koriste u njegovim izvješćima prema Upravi ili nadzornim odborima. Takvi zadaci nisu prijenos odgovornosti, nego način da funkcija dobije na širini, dubini i učinkovitosti, osobito u fazama implementacije ili kada je potrebno brzo ojačati kapacitete bez narušavanja interne neovisnosti.

S druge strane, elementi koji su povezani s nadzornom ulogom, izravnim izvještavanjem Upravi, odlučivanjem o prioritetima rizika, donošenjem zaključaka ili procjenom potencijalnih povreda ostaju isključivo u domeni interne funkcije. To je logično, jer u Compliance sustavu uvijek postoji linija odgovornosti koja ne može biti delegirana i koja čini samu srž funkcije i njezine neovisnosti.

Rizici pogrešne eksternalizacije

Pravilnik vrlo jasno navodi da izdvajanje pojedinih procesa ne smije narušiti kvalitetu, neovisnost ni sposobnost upravljanja rizikom usklađenosti. To je presudna odredba i nije samo pravno-tehničko upozorenje već praktično pravilo upravljanja.

Ako se vanjskom pružatelju prepusti prevelik obujam posla, organizacija riskira:

gubitak uvida u vlastite rizike,
slabiju kontrolu nad ključnim procesima,
operativne troškove koji prelaze korist,
a u najgorem slučaju situaciju u kojoj funkcija postaje formalna, bez suštinske uloge u upravljanju.

Upravo zato Pravilnik uvodi obvezu provođenja dubinske analize prije angažmana vanjskog pružatelja. Nije to samo administrativni korak, nego provjera može li određeni partner biti produžena ruka organizacije bez stvaranja novih rizika.

S obzirom na regulatorni zaokret koji donosi novi Zakon o pravnim osobama u vlasništvu RH te paralelno jačanje OECD zahtjeva, državna i javna poduzeća ulaze u razdoblje redefiniranja svojih governance modela. U takvom okruženju funkcija praćenja usklađenosti postaje strateška, a ne operativna uloga.

Upravo zato mogućnost djelomične eksternalizacije treba promatrati kao priliku, a ne kao oslobađanje obveza. To je način da funkcija dobije ekspertizu koju možda nema, da ubrza razvoj sustava i da održava profesionalne standarde i u trenucima kada unutarnji resursi to ne mogu.

No jednako tako, to je i test zrelosti organizacije jer eksternalizacija uspijeva samo onoliko koliko je uspješan njezin sustav upravljanja. Ako unutarnja funkcija ima jasne odgovornosti, neovisnost i pristup upravi, eksternalizacija postaje alat. Ako nema, prerasta u rizik.

CODUPO Compliance – Vaš pouzdani partner u praćenju usklađenosti.

Vezano za Funkciju praćenja usklađenosti u ponudi imamo:

Usluge:

Implementacija i dizajn Compliance programa – programa usklađenosti

Provedba GAP analize i evaluacija Compliance programa

Eksternalizirana funkcija usklađenosti

Izrada etičkog kodeksa

Certifikaciju:

Certified ISO 37301 Compliance Management Systems – Lead Implementer

Edukacije:

Funkcija praćenja usklađenosti/ Compliance officer

Procjena i upravljanje rizicima usklađenosti